Google Docs est la meilleure alternative gratuite à Microsoft Office. De plus, Google Docs offre la flexibilité d'être une application Web. il n'est pas nécessaire d'installer sur votre PC local. Google propose à Google Sheets de remplacer Microsoft Excel. De plus, Google propose de nouvelles applications Web pour remplacer Microsoft Word, PowerPoint et les formulaires (Créer des formulaires Google) similaires aux outils bureautiques.

Par défaut, Google autorise le partage de Google Documents ou de la feuille Google avec d'autres utilisateurs avec un identifiant Gmail valide. Vous pouvez limiter leur accès au document à différents niveaux, comme afficher / commenter / modifier, etc. Google Feuille de propagation peut comporter plusieurs feuilles. Il n'existe pas de solution simple pour partager ces feuilles avec les membres de votre équipe.

Nous allons discuter d'une solution permettant de ne partager qu'une seule feuille à partir de plusieurs feuilles Google Spread Sheet.

Étape 1: protégez Google Spread Sheet (primaire) pour limiter l'accès à des personnes spécifiques

Cette étape est très importante car nous allons utiliser un lien pour partager le document principal avec un autre utilisateur. Les documents Google peuvent être visionnés en public ou consultables par quiconque disposant d'un lien de partage. Vous pouvez modifier cet accès et limiter uniquement certains membres que vous autorisez.

Ouvrez la feuille de calcul Google requise (on dit feuille primaire) et cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit du document. Cliquez maintenant sur Avancé dans la fenêtre « Partager avec d'autres ». Maintenant vous serez sur Dans la fenêtre Paramètres de partage, cliquez sur le lien « Modifier ». Choisissez « Désactiver - Personnes spécifiques » dans la fenêtre de partage de lien suivante et cliquez sur Bouton Enregistrer .

Cette étape est essentielle car vous allez exposer le lien de partage avec votre équipe et vous devez vous assurer que ceux-ci ne pourront pas accéder à l'intégralité de votre feuille de calcul avec ce lien partagé.

Étape 2: Obtenir le lien de partage de feuille Google

Une fois que vous avez terminé l'étape ci-dessus, vous revenez à la fenêtre «Paramètres de partage» et vous pouvez copier le lien depuis la fenêtre de partage. Conservez ce lien dans le bloc-notes ou quelque part pour un usage ultérieur. Si vous manquez ce lien, vous pouvez toujours revenir à cet écran et obtenir le lien de partage.

Pour obtenir le lien de partage Google Sheet à partir de l'écran principal, cliquez sur Partager> Avancé> Lien à partager. Vous pouvez également obtenir le même lien à partir du menu Fichier> Partager> Avancé> Lien à partager.

Étape 3: créez une nouvelle feuille de calcul Google (secondaire) à partager avec les membres de votre équipe.

Vous devez maintenant créer une nouvelle feuille de calcul à partager avec l'utilisateur. C'est la fiche que vous allez partager avec votre équipe. Il suffit d'aller dans la fenêtre de l'application Google Feuille et de créer une nouvelle feuille de calcul avec un nom valide. Il n'est pas nécessaire de saisir des données à l'intérieur de cette feuille à ce stade.

Étape 4: Importer une feuille de calcul Google Individual dans une nouvelle feuille Google

Dans cette étape, nous allons importer la feuille Google individuelle requise du document principal dans la nouvelle feuille Google Spread (secondaire) créée à l'étape 3. Nous allons utiliser une fonction appelée “IMPORTRANGE” La syntaxe est la suivante: -

IMPORTRANGE (spreadsheet key, range_string)

Nous avons choisi la ligne A1 pour saisir l’en-tête de la feuille de calcul et la ligne A2 pour insérer la fonction. La fonction d'importation est comme ça;

=IMPORTRANGE(“sheet (primary) share link”, ”share sheet name!share range start column: share range end column

Dans notre exemple, nous avons inséré l'URL suivante et appuyé sur Entrée une fois que vous avez terminé. Dans cette fonction, l'URL est identique à celle que nous avons obtenue à l'étape 2. Résumé est le nom de l'onglet ou du nom de la feuille principale Google Spread et A & F sont les plages de cellules que vous souhaitez partager. N'oubliez pas d'insérer le "!" after sheet name et ':' entre les lettres de la fonction.

=IMPORTRANGE(“//docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxx”, ”Summary!A:F”)

Vous verrez maintenant sur A2 “#REF! et placez votre curseur dessus, puis cliquez sur Autoriser l'accès. La feuille secondaire importera maintenant les valeurs à partir de l’onglet / de la feuille principale spécifiée par Google Spread Sheet.

Cette astuce importera uniquement les valeurs de la feuille principale. Vous devez prendre soin du style et du renommage de la feuille secondaire selon vos besoins.

Étape 5: Donnez à vos membres un accès limité à la nouvelle fiche Google.

Vous devez définir l'accès limité aux membres de votre équipe. Cliquez sur le bouton Partager> Fenêtre Partager avec d'autres personnes> Entrer l'adresse Gmail du membre de votre équipe> Modifiez l'accès de «Peut modifier» à «Peut commenter». Cette étape empêche les nouveaux utilisateurs de feuilles de calcul Google de modifier le lien de partage susceptible d’exposer plus d’informations que vous ne souhaitez en partager.

Vous avez maintenant terminé le partage des onglets Google Spreadsheet. Chaque fois que vous apportez des modifications à l'onglet Feuille de calcul Google principale, les valeurs de la feuille secondaire sont automatiquement mises à jour avec les valeurs de la table principale.

Vous pouvez utiliser cette solution de contournement pour partager des onglets individuels d'une feuille de calcul Google avec des membres distincts de votre équipe.

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Google vous permet de créer, de travailler et de partager ces documents de bureau avec vos coéquipiers ou collègues de bureau avec un compte Gmail valide. La beauté de cette application Web réside dans le fait que plus d’un membre peut travailler sur ce document à la fois; une solution idéale pour rédiger votre projet d'école avec votre équipe.

Cette solution de contournement est très utile pour les écoles, une petite entreprise dans laquelle elles souhaitent partager des feuilles individuelles avec des personnes particulières. La solution est un peu délicate, mais fonctionne bien et est facile à mettre en œuvre. Prenons l'exemple d'une feuille Google Spread à deux feuilles. Nous allons vous montrer comment partager uniquement la feuille intitulée "Résumé" avec l'un des membres de l'équipe.

Le seul inconvénient est que vous devez créer des feuilles de calcul Google secondaires pour chaque membre de votre équipe, mais cela vous apportera une sécurité élevée et votre feuille de calcul principale sera isolée et sécurisée des autres membres de l'équipe.